Biuro prasowe to narzędzie, dzięki któremu zarządzasz komunikacją między własną instytucją a dziennikarzami. Jego umiejętne prowadzenie daje ci możliwość kreowania wizerunku, zwiększania informacyjnego zasięgu o twojej firmie, a także budowania społecznego zaufania.

Dziennikarze pracują 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu. Jeśli posiadasz biuro prasowe, dziennikarz wie, że może się z nim skontaktować również w niestandardowych godzinach. Jeśli go nie prowadzisz, w przypadku pilnej potrzeby otrzymania informacji, dziennikarz pójdzie szukać jej gdzie indziej, a ty stracisz możliwość pokazania się ze swoim przesłaniem w mediach.

Jednak poza tym, że dziennikarze sami mogą się odzywać do twojej organizacji z prośbą o informację – co nie zdarza się często, i dopiero wtedy, gdy umiejętnie zbudujesz relacje z dziennikarzami – to profesjonalne biuro prasowe samo kreuje informacje prasowe, których celem jest zainteresować media. Jednak by taką strategię realizować efektywnie potrzebne jest duże doświadczenie, świetna znajomość rynku mediów i jego potrzeb oraz długofalowe i oparte na zaufaniu media relations.

W życiu każdej instytucji istnieją też takie wydarzenia, które są nierozerwalną częścią jej działalności. Najczęściej nie wzbudzają zbyt dużo emocji i nie są szczególnie wyraziste, jednak i tak istnieje konieczność informowania o wydarzeniu pracowników, społeczności lokalnej, mediów, a czasem i zrobienie tego w sferze globalnej. Profesjonalne biuro prasowe zajmuje się także tym, by z pozoru tak sztampowej informacji nadać nowy sens, wydźwięk i przebić się do mediów, które zalewane są podobnymi wydarzeniami codziennie. Umiejętne skonstruowanie zwykłej informacji prasowej zwiększa prawdopodobieństwo, że dotrze ona do większej ilości odbiorców.

Jednostronna komunikacja z mediami oczywiście jest korzystna, ale nie pozwala wyciągać żadnych wniosków. Jest jak przysłowiowe błądzenie we mgle, bo wiemy, że dokądś zmierzamy, ale nie wiemy dokąd i czy obrana ścieżka jest właściwa. Dlatego przy budowaniu relacji z mediami i prowadzeniu biura prasowego tak ważne jest monitorowanie swoich działań i publikacji medialnych, bo wtedy widzimy realne efekty swojej pracy i czy obrana ścieżka jest właściwa. Bardzo ważne jest także otrzymywanie informacji zwrotnych na temat swojej pracy i firmy od tych, którzy kształtują medialną rzeczywistość, czyli od dziennikarzy. Wszystkie te działania skutecznie prowadzi właśnie profesjonalne biuro prasowe.

Co warto jeszcze podkreślić, prowadzenie biura prasowego stawia twoją organizację wśród tych, które odbiera się jako profesjonalne. Świadczy o tym, że dana instytucja właśnie w taki sposób podchodzi nie tylko do swoich działań, ale do całego swojego otoczenia, na którym wywołuje bardzo pozytywne wrażenia.

fot. skuawk.com, by Alice Achterhof