Jak to jest, że dwoje ludzi rozmawia, a kompletnie się nie rozumie? Przekonania, emocje, triggery, różnica pojęć i definicji słów oraz wiele innych czynników powoduje, że dwoje ludzi czy zespół może się różnie słyszeć. To o tyle niebezpieczne, że u podstaw promowania i budowania marki każdej organizacji stoi dobra komunikacja wewnętrzna w zespole. Jak o nią zadbać z sensem? 

Byłam świadkiem sceny, w której udział brały dwie osoby, a mówiły trzy.

Byłam świadkiem sceny, w której słowa padały, a nikt niczego nie słyszał.

Byłam świadkiem sceny, w której dwie osoby przyszły z czymś, a mogły wyjść z niczym.

Mam taką właściwość, że lubię pytania. Nie, żeby odpowiadać, ale żeby je zadawać. Pcha mnie ku temu moja ciekawość. Morze ciekawości. Ocean poznania. Jak to możliwe, że ludzie kiedy do siebie mówią, nie mogą się zrozumieć? Przyszli ze sprawą do załatwienia, a wychodzą z niczym prócz frustracji czy złości.

Najczęściej z moich obserwacji wynika, że ludzie nie wsłuchują się w to, co mówi druga osoba, co chce powiedzieć, jakie ma potrzeby, co chce przekazać. Z drugiej strony, własne przekonania szybko wypierają komunikat, który do nas przychodzi od rozmówcy. To, co sądziliśmy o tym, co chce powiedzieć druga osoba, jest silniejsze niż chęć sprawdzenia, czy to prawda. Sprawdzenie, na, ile moje przekonanie jest adekwatne do sytuacji, zgodne z tym, jak jest, może uratować rozmowę i bycie
w relacji z ludźmi.

To zrozumienie odpowiada za wypracowanie celów, definicji, pojęć, zasad i wielu innych kwestii będących podstawą każdej dobrej komunikacji w zespole. Trudność czasami sprawia dokładne opisanie słowami, o co mi chodzi. Język polski i kultura tego nie ułatwiają. Łatwo nie jest. Niewypowiedziana intencja czy cel wypowiedzi utrudnia sprawę. Jak poukładać komunikację wewnętrzną, aby dojść do porozumienia w zespole, działać w zgodzie z innymi i lepiej promować swoje działania oraz idee na zewnątrz?

W zgodzie ze sobą i innymi. Jak efektywnie komunikować się w zespole?

Jakie są zasady komunikacji wewnętrznej? Jest kilka kwestii i spraw, które warto zadbać. Przede wszystkim, aby dobrze komunikować się z innymi, warto poukładać siebie i wiedzieć, czego potrzebuję, co mi pomaga w komunikacji i relacjach z innymi osobami, a gdzie są moje granice, jakie wartości składają się na moją tożsamość, co mnie „odpala”, a co mnie „usypia” w rozmowie z innymi.

Konstruując każdy komunikat, należy odpowiedzieć sobie na pytanie, „po co to mówisz?”, aby wiedzieć, czy chce dać komuś poradę, zapytać o zdanie, przekazać informację czy ustalić zasady, etc. Wypowiadanie intencji jest nazywaniem rzeczy, które wiszą poniekąd w powietrzu, a nie wypowiedziane wydają się, nie istnieć.

Kto pyta, nie błądzi. Według badań z 2024 r. Fundacji Teach for Poland, polska młodzież niechętnie zadaje pytania, obawiając się oceny innych ludzi, że nie czegoś nie wiedzą. To przekonanie idzie
z wieloma osobami przez życie. Szkoda, ponieważ żyjemy w czasach nadmiaru informacji i pytanie
o rzeczy, tematy czy sprawy jest oznaką krytycznego myślenia, dociekliwości i analizy tego, co rozmówca przedstawia. Dopytując się, co dana osoba miała na myśli, dajemy znać, że komunikat nie jest dla nas jasny, wymaga doprecyzowania i że mamy intencje zrozumienia siebie nawzajem.

4 uszy von Thuna, czyli o problemach w komunikacji wewnętrznej (i nie tylko)

Jeden wypowiedziany komunikat może rodzić różne reakcje u ludzi. Według teorii von Thuna
o 4 uszach, każdy z nas w większym lub mniejszym stopniu posiada 4 uszy odpowiedzialne za interpretację komunikatów w różny sposób. To by tłumaczyło częste nieporozumienia w komunikacji interpersonalnej i grupowej.

• Ucho rzeczowe – odbiorca traktuje treść jako daną, informację, fakt. Istnieje ryzyko, że dokona interpretacji powierzchownie i nie odbierze kulturowego podtekstu, który został wysłany.
• Ucho relacyjne – odbiorca w komunikacie słyszy o relacji między nadawcą a odbiorców komunikatu, interpretuje, co nadawca myśli o mnie [odbiorcy], często używane jest w dyplomacji. Ryzykowne jest to, że zakłada, jakoby w każdym komunikacie była wypowiedziana ocena wobec mnie, odbiorcy.
• Ucho apelu – odbiorca słyszy wezwanie do działania w postaci udzielenia porady, pomocy rozmówcy. To te sytuacje, w których mówiąc “Bardzo mi źle” rozmówca szybko odpowiada „Dam Ci tabletkę, mi pomaga”. Istnieje ryzyko, że nadawca komunikatu w ogóle nie prosił o pomoc, a zostanie odebrana ona jako niepożądana.
• Ucho ujawniania siebie – odbiorca słyszy i rozumie nadawcę komunikatu, nazywane inaczej empatycznym słuchaniem. W komunikacie chodzi o coś więcej, usłyszenie, jak się ma rozmówca,
  a każde słowo jest interpretowane jako „historia o nim”.

Wiedząc, że każdy może słuchać innym uchem, warto sprawdzić, co rozmówca miał na myśli. Z czasem warto poznać drugą osobę w zespole lepiej, aby móc zbudować zespół oparty o mocne strony każdego z osobna. Jak to zrobić?

Style myślenia FRIS

Istnieją dwie szkoły budowania zespołów: uzupełniania braków członków zespołu oraz budowania zespołu na mocnych stronach i kompetencjach każdej osoby. To zależy, z której strony spojrzeć. Bezsprzecznie pomaga nam w tym budowaniu zespołu analiza sposobu myślenia [kompetencji poznawczych] FRIS, która jest polską metodologią, podobna do DISC.

Zawodnik, partner, wizjoner i badacz to cztery główne style myślenia, które mogą się przeplatać i występować w różnych proporcjach u ludzi. W przypadku komunikacji wewnętrznej w zespole, warto wiedzieć, kto jak lubi pracować, zbierać informacje i komunikować się z innymi, co mu przeszkadza, a co motywuje do pracy.

Rozumiejąc innych, komunikując swoje potrzeby i elementy, które motywują do pracy, można efektywnie budować zespół i poukładać komunikację wewnętrzną w taki sposób, aby każda osoba w nim realizowała się i rozwijała, a grupa jako całość osiągała postawione cele w atmosferze współpracy. 

W Propsy PR pomagamy firmom i organizacjom efektywniej się komunikować, czyli lepiej pracować. Sprawdź naszą ofertę: warsztaty z komunikacji wewnętrznej