Praca to nie sprint, lecz maraton. Ocieka pot – spada motywacja. Łapiesz oddech – zyskujesz przestrzeń. Jak w codziennym życiu zawodowym zadbać o siebie? Jak nie przepalić kabli, które mają trzymać system?

Pracuję od szesnastego roku życia. Z początku to były prace ciężkie fizycznie. Z czasem były to prace ciężkie intelektualnie z większą odpowiedzialnością. Można zmęczyć się, kiedy ciało siedzi na krześle, a umysł odczuwa jakby biegł w wyścigu. W pewnym momencie scementowałam zasady mojego życia zawodowego i trzymam się ich do dziś. Dbam o nie, bo wiem, że dzięki nim mogę być efektywna w pracy w pełni, a przy tym robić rzeczy, które naprawdę lubię i zamykać dzień z poczuciem satysfakcji.

Z badań Amerykańskiego Towarzystwa Psychologicznego wynika, że dobrostan psychiczny rośnie u ludzi, kiedy czują, że mają większą moc sprawczą. Oto kilka zasad, które warto wykorzystać lub dopasować do siebie w kwestii zarządzania sobą w czasie, wziąć życie za sierść i prowadzić je na swoich warunkach.

1. selekcja maili i planowanie – Jak często sprawdzasz maile? Ile czasu zajmuje ci to zadanie i w jakim stopniu wpływa na twoją bieżącą pracę? Częste sprawdzanie rozprasza, zaburza pracę głęboką, w której generujemy pomysły. Sprawdzam skrzynkę służbową 2-3 razy dziennie w zależności od dnia. Pierwszy moment to 9.00 rano, kiedy otwieram skrzynkę i sprawdzam, kto i co pisze do mnie. Drugi moment to pod koniec mojego dnia pracy tj. 14.30 – ten sam rytuał. Sprawdzam i selekcjonuję, czy to zadanie dla mnie, do kogo powinno trafić, kiedy należy się nim zająć i jak ew. odpowiedzieć.
2. ludzie w kalendarzu – gdybyś miał_a spojrzeć na swój kalendarz z zeszłego tygodnia i odpowiedzieć sobie na pytanie, z kim się widziałeś_aś ostatnio i czy to spotkanie miało sens, to jaka byłaby odpowiedź? Redukuj spotkania z ludźmi, którzy zabierają energię i wypełniaj tymi, którzy są dla ciebie ważni, motywują do działania. Ograniczaj liczbę spotkań zawodowych do 2-3 dziennie, skróć domyślny czas ich trwania, aby uniknąć poczucia, że “tylko się spotykam, a nie mam czasu na pracę”. Z doświadczenia wiem, że wiele spotkań jest źle przeprowadzonych, a wychodząc z nich mamy poczucie nicnierobienia. Zmień to i nie czekaj, aż ktoś to zrobi za ciebie.
3. spotkania z agendą i celem – przed każdym spotkaniem ustalaj, w jakim celu się widzicie, kto bierze udział w spotkaniu i jaka jest agenda, kto za co odpowiada na spotkaniu, kto je moderuje etc. Moja osobowość pcha mnie zawsze ku konkretom, jednak ten sposób jest dobry nie tylko dla mnie, lecz dla każdego, kto pracuje z ludźmi.
4. planowanie to czas zyskany – nieprawdą jest, że stracony. Według zasady efektywnej komunikacji należy dbać o 4 etapy, w tym właśnie planowanie jest pierwsze. Aplikuj to do swojego życia zawodowego. W pracy liczysz się ty i wypracowane efekty. Każdy tydzień zaczynam od generalnego planowania względem zadań, które mam do wykonania. Układam tydzień po kolei, dodaję do niego spotkania w ciągu dnia, a między nimi planuję czas min. 2-3 godziny pracy głębokiej, kiedy odczuwam tzw. flow. To właśnie wtedy powstają najlepsze strategie, pomysły, rekomendacje i rozwiązania. Moment kontrolny planowania to selekcja maili i sprawdzanie, czy to zadanie jest we właściwym miejscu w kalendarzu.
5. dbaj o siebie – kiedy masz już godzinowy plan dnia i pełen rozkład jazdy tygodnia pomyśl o sobie. Jak się wtedy będziesz czuć. Czy wolisz rozmawiać/spotykać się z ludźmi rano czy raczej po obiedzie? Czy wolisz pisać maile i masz głowę na karku rano czy raczej ok. południa? Względem tego układaj sobie plan dnia, aby grał pod ciebie.
6. przerwy – zakładaj przerwy między spotkaniami i wykonanymi zadaniami. Eksperci mówią, że po 90 min pracy powinno robić się 10 minut przerwy, aby ciało i mózg mogły odpocząć. Te przerwy polegać mają na piciu wody, jedzeniu, chodzeniu, aktywności fizycznej etc.
7. ważne i niepilne – Znasz matrycę priorytetów lub macierz Eisenhowera? Zawsze byłam pełna podziwu, jak to jest rozpisane i mądre co do zasady. Nigdy natomiast nie umiałam tego zastosować. Witz polega na dwóch najważniejszych rzeczach, z czego teraz omówię pierwszą: skup się na rzeczach ważnych dla ciebie, które nigdy nie mają terminu ważności np. budowaniu relacji z ludźmi, których kochasz [zadanie: spotkanie z przyjaciółką, partnerem], zgłębianiem wiedzy o kinie hiszpańskim [zadanie: oglądanie filmów, czytanie książek o tej tematyce], rozwijanie własnej firmy [zadanie: czytanie książek, spotkanie z ekspertami, strategiczne planowanie]
8. rozpraszacze – ciągnąc wątek matrycy priorytetów to pożeracze czasu i uwagi to zadania nieważne i niepilne tj. odpowiedzenie na wiadomość sms, rozmowa przez telefon z osobą z infolinii, odpowiedzenie na maila o małym znaczeniu.Unikaj takich zadań, bo absorbują twój czas i energię, a nie dają żadnych wymiernych wyników
9. redukuj stres na bieżąco – wypalenie zawodowe to nie nowe zjawisko, a przybiera na sile. Wynika poniekąd z tego, że wiele osób nie zna sposobu skutecznego redukowania stresu lub nie docenia jego wpływu na dobrostan psychiczny. Stres jest w każdej pracy bez względu na rodzaj wykonywanej profesji. Codziennie lub parę razy w tygodniu staraj się redukować stres fizycznie tj. technikami relaksacyjnymi, sportem etc. To pozytywnie wpłynie na twoje dobre samopoczucie i bycie w pracy oraz po pracy.
10. stawiaj granice sobie i pokazuj je innym – mów ludziom, gdzie są twoje granice i chroń je. Jeśli pracujesz w określonych godzinach, to mów o tym innym. Jeśli planujesz urlop to informuj z wyprzedzeniem, aby nikt ci nie zburzył planów. Nie pozwól, aby inni traktowali cię protekcjonalnie, wyładowali na tobie emocje i frustracje. Masz prawo być sobą i chronić siebie najlepiej, jak potrafisz.

Autorka: Anna Kiedrzyńska-Tui